○糸満市土地開発公社情報公開事務取扱要領
平成24年6月1日
要領第1号
第1 趣旨
この要領は、糸満市土地開発公社情報公開要綱(以下「要綱」という。)による文書等の開示に関する事務及び情報提供の事務について必要な事項を定めるものとする。
第2 窓口の設置等
1 窓口の設置
文書等の開示申出及び情報提供に関する事務を円滑に行うため、総務課に窓口を置く。
2 窓口の所掌事務
(1) 文書等の開示申出等の相談、案内及び受付に関すること。
(2) 文書等の写しの交付に要する費用の徴収に関すること。
(3) 文書等の開示可否決定に係る異議申出の受付に関すること。
(4) 情報提供に関すること。
3 各課等で行う事務
(1) 文書等の開示申出に係る文書等の検索及び特定に関すること。
(2) 文書等開示申出書の収受に関すること。
(3) 開示申出書の補正に関すること。
(4) 開示可否の決定及びその通知に関すること。
(5) 第三者に対する意見書付与に関すること。
(6) 文書等の写しの作成に関すること。(電磁的記録の写しを含む。)
(7) 文書等の開示の実施に関すること。
(8) 開示可否決定に係る異議申出の受付及び収受に関すること。
(9) 異議申出についての決定及び通知に関すること。
(10) 情報提供に関すること。
4 各課等における連絡調整
文書等開示事務等を円滑・適正に行うため、文書規程に規定する文書取扱主任(総務課長)は、当該各課における文書等開示事務の連絡調整を行うものとする。
第3 文書等開示事務
1 窓口における相談及び案内
(1) 来訪者への対応
来訪者が必要としている情報の聞き取りを行う。この場合において、来訪者が求める情報の所在が特定できるように内容を具体的に聞き取るものとする。
(2) 文書等の検索
文書保存台帳等の文書等検索資料により当該情報に係る事務を担当する担当課等を調べ、当該担当課等への照会等により当該情報の所在の確認を行う。
(3) 対応方法の判断
照会結果等により、次のいずれで対応すべきか判断し、それぞれ適切に処理するものとする。この場合、申出の内容により、情報提供で対応できるものは、できるだけ情報提供で対応するものとする。
ア 刊行物等による情報提供
イ 他の法令等の規定による文書等の開示(要綱第14条)
ウ 申出による文書等の開示(要綱第6条)
(4) 刊行物等による情報提供
公社作成の刊行物等の資料を提供することなどで対応可能な場合には、これらにより情報の提供を行うものとする。
なお、この場合は、要綱に基づく文書等の開示とはならないので、申出書の提出は不要である。
また、文書等の定義から除かれているもの(要綱第2条ただし書き)や、文書等の開示を行わないとしているもの(要綱第14条)については、他の制度により閲覧等が可能であるので、それぞれの手続きを来訪者に説明するものとする。
(5) 他の法令等の規定による文書等の開示
(6) 申出による文書等の開示
要綱第6条の規定による文書等の開示申出として対応する場合は、申出書に必要事項を記載させ、提出させるものとする。
申出書を提出させる際、申出に係る文書等の件名又は内容を特定できるよう、申出書の記載方法等の指導を行う。
なお、この特定は、担当課等と十分連絡を取り合って行い、必要があると認められるときは、担当課等の職員の立会いを求めるものとする。
また、この段階で申出に係る文書等の不存在が明らかになった場合は、その旨を説明して来訪者の了解を得るものとする。
(7) 各担当課等に来訪者から直接相談があった場合には、当該担当課等において(4)又は(5)で対応できるときを除き、窓口へ案内するものとする。
2 窓口における文書等の開示申出の受付等
(1) 文書等の開示申出の方法
文書等の開示申出は、申出しようとするものが文書等開示申出書(要綱第1号様式)に必要事項を記載し提出することにより行うものとし、口頭、電話等による申出は認めないものとする。
開示申出に当たっては必要な要件が満たされている場合には、郵送により申出書を提出することができるものとする。
申出書は、原則として申出する文書等1件につき1枚提出するものとする。ただし、同一の担当課等に同一人から同じ内容の複数の文書等について申出があった場合は、複数の申出を1枚の申出書によって行うことを認めるものとする。
(2) 請求書の受付にあたっての注意事項
ア 申出書は、原則として日本語で記載するものとする。
イ 代理人による申出の場合は、委任状等を徴するなどにより代理関係の確認を行う。
ウ 開示申出をしようとする者が身体の障害により、自ら申出書に記載することが困難な場合は、窓口の職員が代筆するなど適当な方法により対応するものとする。
(3) 申出書の記載事項の確認
申出書の記載事項について、次のことに留意して記載内容を確認するものとする。
ア 「氏名又は名称」欄
(ア) 個人の場合は氏名、法人その他の団体の場合は、名称及び代表者の氏名が記載されていること。
(イ) 押印は要しないものであること。
(ウ) 代理人による申出の場合は、本人の氏名又は名称に続けて、「代理人A市B町○○番地(代理人氏名)」のように記載されていること。
イ 「住所又は居所、氏名又は名称、連絡先番号」欄
(ア) 開示可否の決定の通知先の特定及び連絡調整のため、正確に記載されていること。
(イ) 個人の場合は住所又は居所、法人その他の団体の場合は、事務所又は事業所の所在地が記載されていること。
(ウ) 電話番号は、自宅、勤務先等連絡先が容易なものが記載されていること。
ウ 「開示申出に係る文書等の名称」(開示申出に係る文書等を特定するに足りる事項)欄
件名又は閲覧したい事項の内容について、文書等を特定できる程度に具体的に記載されていること。
エ 「開示の方法」欄
該当番号が○で囲まれていること。
オ 「利用目的」欄(任意的記載事項)
記載については、申出者の任意であるが、文書等の特定、部分開示する場合における請求の趣旨を損なわないかどうかの判定及び文書等の開示制度の利用状況の把握の参考となるので、記載の協力を求めるものとする。
(4) 申出書の受付
ア 申出書は、窓口において受け付けるものとする。
イ 申出書の受付は、申出書に記載された事項を確認し、収受印を押印し、職員記入欄に担当課等名を記載するとともに、「文書等の開示を求められた方へ」(第1号様式)に必要事項を記載の上、開示申出者に交付するものとする。
ウ 申出書が郵送により送付されてきた場合は、必要事項が記載され、かつ、文書等が特定できるものに限り受け付けるものとする。この場合、イに準じて処理するものとし、開示申出者に対し、「文書等の開示を求められた方へ」(第1号様式)を送付するものとする。
(5) 申出書の補正
なお、補正を求める場合には、開示申出者に対し、補正の参考となる情報を提供しなければならないものである。(要綱第6条第2項)
イ 相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経過してもなお補正を求めた点が補正をされない場合は、当該開示申出が不適当であることを理由とする不開示決定を行うこととなる。
ウ 補正を求めた開示申出に係る決定通知は、補正に要した日数を除き、申出書を受け付けた日から起算して15日以内にしなければならない。
(6) 申出書を受け付けた場合の説明等
収受印を押印した申出書の写しを申出者に交付するとともに、「文書等の開示を求められた方へ」(第1号様式)により次の事項について説明を行う。
ア 開示可否の決定は、受付の日から起算して15日以内に行うこと。
また、やむを得ない理由から15日以内に開示可否の決定を行うことができないときには、30日以内に限り決定期間を延長することがあり、この場合には、遅滞なく、申出者に通知すること。
ウ 文書等の開示を実施する日時及び場所は、決定通知書で指定すること。
(7) 受付後の申出書の取扱い
申出書を窓口で受け付けた場合は、その写しを保管するとともに、担当課等に申出書を回付する。
3 申出書の収受
申出書の収受手続は、担当課等において、次により行うものとする。
(1) 申出書の記載内容を確認するとともに、申出にかかる文書等を検索し、特定した上申出書を受理する。
(2) 窓口で受け付けた日をもって、申出書を受理した日として取り扱う。
(3) 申出書に不備がある場合には、開示申出者に対し第3の2の(5)により補正を求める。
4 開示可否の決定手続
開示可否の決定は、担当課等において、次により行うものとする。
(1) 文書等の内容の検討
申出書を受理したときは、速やかに、当該文書等に記録されている情報が要綱第7条各号(非開示情報)に該当するかどうかを検討し、必要に応じて関係する各課等に協議するものとする。
なお、すでに開示をしたことのある文書等についての申出があり、かつ、その後の状況に変化がないため決定の内容を変更することがないと判断される場合には、協議をする必要はない。
また、不開示情報に該当する情報が記録されている場合にあっては、要綱第8条の規程による部分開示ができるかどうかについても検討するものとする。
(2) 開示可否の決定期間の延長
各課等は、災害等の発生、年末年始の休日、第三者情報に係る意見聴取など、事務処理上の困難その他正当な理由により開示可否の決定期間を延長する場合には、必要事項が記載された申出書を受け付けた日から起算して15日以内に、開示申出者に対し、文書等開示決定等期間延長通知書(要綱第7号様式)により通知するとともに、その写しの送付を(8)のア及びイに準じて行うものとする。ただし、補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数を算入しないものである。
なお、延長する期間については、開示申出があった日から起算して45日以内の範囲で、開示決定等をするために必要な合理的な期間を設定するものとする。また、延長する理由については、できるだけ具体的に記入するものとする。(要綱第11条第2項)
(3) 第三者に関する情報の取扱い
担当課等は、開示申出に係る文書等に、市、県、国、市以外の地方公共団体及び開示申出者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合は、4の(11)により処理するものとする。
(4) 国又は市以外の地方公共団体からの意見聴取
担当課等は、開示申出に係る文書等に、国又は市以外の地方公共団体に関する情報が記録されている場合は、必要に応じて、口頭又は書面により、これらの者の意見を聴取するものとする。
(5) 関係他課等との連絡調整
担当課等は、開示申出に係る文書等の中に、関係課等が所掌する事務に係る情報が記録されている場合又はこれらが作成した文書等が含まれている場合は、必要に応じ、当該関係課等と連絡をとり、調整を行うものとする。
(6) 開示可否決定等の決裁
ア 開示可否の決定は、決裁により行うものとする。
イ 開示可否の決定についての起案文書には、申出書、決定通知書案及び第三者情報に係る意見聴取をした場合の関係書類を添付するものとする。
ウ 開示可否の決定期間の延長の決定は、アに準じて行うものとする。
エ 担当課等は、開示決定等をした場合は、決定通知書により通知するものとする。
(7) 決定通知書の記載事項
(ア) 「開示申出者が申出した内容」欄
申出書の「開示申出に係る文書等の名称」欄に記載されている内容を転記する。
(イ) 「公社が特定した文書等の件名」欄
当該開示申出に係る文書等として特定した文書等の名称を記載する。
複数の文書等を特定した場合は、それぞれの文書等の名称を記載するものとする。
なお、欄内に記載しきれない場合は、別紙(任意様式)に記載の上、添付するものとする。
(ア) 日時の指定
文書等の開示を実施する日時は、決定通知書が申出者に到達するまでの日数を考慮し、到着予定日から数日後の勤務時間内の時刻を指定するものとする。
この場合、申出者と事前に電話等により連絡を取り、申出者の都合のよい日を指定するよう努めるものとする。
また、文書等の写しを送付する場合は、「日時」欄を斜線で消すものとする。
(イ) 開示の場所
開示の場所は、原則として、公社の所定の場所とする。
また、文書等の写しを送付する場合は、「場所」欄に「送付」と記載するものとする。
ウ 「開示をしない部分」(要綱第3号様式)
開示しない文書等の名称又は開示しない情報の概要について、開示申出者が容易に判別できるよう、かつ、当該情報の内容が判明しないように留意して記載するものとする。
なお、欄内に記載しきれない場合は、別紙(任意様式)に記載の上、添付するものとする。
〔例〕・「○○のうち特定個人の氏名、住所」
・「○○のうち用地買収計画の部分」
根拠規定として要綱第7条の該当する号を記載し、開示しない理由を具体的に記載する。複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載(この欄に記載しきれない場合には、別紙に記載)するものとする。
なお、文書等不開示決定の場合には、不開示情報以外の情報が含まれているにもかかわらず部分開示をしない場合には、その理由も併せて記載するものとする。
〔例〕・「不開示情報が記録されている部分とそれ以外の部分との分離が、既存の機器では行えず、これらを分離するための機器の購入の多額の費用を要するため、部分開示はしない。」
・「不開示情報の部分を除くと、それ自体としては無意味な文字(数字、符号)のみとなるため、部分開示はしない。」
オ 「一部について文書等の開示をしない理由がなくなる時期」欄(要綱第3号様式)
「文書等の開示をしない理由がなくなる時期」欄(要綱第4号様式)
文書等の一部を開示する旨の決定又は全部を開示しない旨の決定をした場合において、一定の期間が経過することにより、不開示情報に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、文書等の全部又は一部を開示することができる時期(複数の不開示情報に該当しなくなる期日)が明らかであるときは、その時期を記載するものとする。
(8) 決定通知書の送付
ア 申出者への送付
開示可否の決定をしたときは、遅滞なく、決定通知書を申出者に送付するものとする。
イ 総務課への回付
申出者に決定通知書を送付したときは、その写しを総務課に回付するものとする。
(9) 文書等の存否を明らかにしない場合に取扱い
文書等の存否自体を答えるだけで不開示情報を開示することとなる場合は、存否を明らかにしないで開示申出を拒否し、開示しない旨の決定をすることができる。
この場合、担当課等は、文書等の存否を明らかにしない不開示決定通知書(要綱第5号様式)により通知するものとする。
なお、この条文を適用した場合、当該決定通知書の写しを総務課に回付するものとする。
文書等の存否を明らかにしない不開示決定通知書(要綱第5号様式)の記載事項は次のとおり。
ア 「文書等の表示」(開示申出者が申出した内容)欄
申出書の「開示申出に係る文書等の名称」欄に記載されている内容を転記する。
イ 「文書等の存否を明らかにしない根拠規定及び当該規定を適用する理由」欄開示申出に係る文書等が存在するか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなる具体的理由を記載するものとする。具体的理由としては開示申出に係る文書等が仮に存在した場合に適用することとなる不開示の該当号を記載するものとする。
〔例〕・「要綱第9条該当」
「(理由)開示申出された文書等については、当該文書等の存否を答える自体が、個人の権利利益を侵害することとなり、要綱第7条第2号により不開示とすべき情報を開示することとなるので、存否を答えることはできません。また、仮に当該文書等が存在するとしても、同条に該当して不開示となります。」
ウ 存否応答拒否ができるのは、仮に開示申出に係る文書等が存在する場合には、必ず不開示情報に該当し不開示となるときであり、不開示とならないときは、存否応答拒否ができないこと、また、存否応答拒否が必要な類型の開示申出(例えば、特定の人又は事項等に着目した探索的な申出)に対しては、常に存否応答拒否をしなければならないことに留意する必要がある。
(10) 文書等を保有していない場合の取扱い
申出書の受付後に開示申出に係る文書等を保有していないことが判明した場合は、担当課等は、速やかに、文書等を保有していないため開示をしない旨の決定をし、開示申出者に対し、その旨を文書等不存在による不開示決定通知書(要綱第6条様式)により通知するものとする。当該様式の記載事項は、次のとおり。
ア 「文書等の表示」(開示申出者が申出した内容)欄
申出書の「開示申出に係る文書等の名称」欄に記載されている内容を転記する。
イ 「開示申出に係る文書等を保有していない理由」欄
文書等の不存在理由を具体的に明記する。
〔例〕・「○○は(開示申出された文書等は)、○○年度に作成(取得)したものであり、保存年限○年のため○年○月に廃棄処分したので、保有していません。」
・「○○は(開示申出された文書等は)、○○のために作成(取得)されたものであるが、○○(文書等の性質、不存在の理由等)のため、保有していません。
・「当該文書等は、作成していないため、存在していません。」
・「当該文書等は存在するが、組織として用いる文書等ではなく、要綱の適用を受ける文書等ではありません。」
ウ 開示申出に係る文書等を補修していない場合でも、他の方法により、情報の提供が可能なときは、その旨を当該通知書の備考欄に記載するものとする。
エ 担当課等は、当該決定通知書の写しを総務課に回付するものとする。
(11) 第三者への意見書提出の機会の付与
ア 要綱第12条第1項の規定による場合担当課等は、開示申出に係る文書等に第三者に関する情報が記録されている場合は、必要に応じて当該第三者(対象となる第三者が複数の場合は、必要な範囲の第三者)に意見書提出の機会を与えるものとする。
この場合において、第三者に対しては、当該意見書をおおむね1週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。
(イ) 口頭で通知する場合
(ウ) 第三者への通知
担当課等は、第三者が開示に反対の意思表示をした意見書を提出した場合において、第三者に係る情報が記録された文書等について、全部又は一部を開示する旨の決定をしたときは、直ちに、当該第三者に対し、文書等を開示決定した旨の通知書(要綱第10号様式)により通知するものとする。
イ 要綱第12条第2項の規定による場合
(ア) 意見書提出の機会の付与方法
(11)のアの(ア)と同様の方法で行う。
(イ) 第三者への通知
(11)のアの(ウ)と同様の方法で行う。
ウ 意見書提出の機会を付与した場合の留意点
ア又はイにより、意見書の提出を求められた第三者が、当該文書等の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、全部又は一部を開示する旨の決定を行うときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに留意しなければならない。
エ 通知書の写しの提出
5 文書等の開示の実施
(1) 開示の日時及び場所
文書等の開示は、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において行うものとする。
なお、申出者から事前に指定の日時に来社できない旨の連絡があった場合又は指定の日時以後に連絡があった場合で合理的な理由があるときは、別の日時に文書等の開示をすることができる。この場合、改めて決定通知書を送付することは要しない。
(2) 文書等の準備等
ア 担当課等の職員は、指定の時刻までに、当該文書等(写しにより開示する場合はその写し。以下同じ。)を準備して待機する。
イ 担当課等の職員は、当該文書等を申出者に提示するとともに、申出者の求めに応じて説明を行う。
(3) 開示を受ける者の確認
担当課等の職員は、開示の場所へ来社した者に対して決定通知書の提示を求め、そのものが決定通知書に記載されている名あて人であるかどうかの確認を行うものとする。
(4) 文書等の開示の実施方法
ア 開示の方法
文書等の開示の方法は、次のとおりとする。なお、文書等の開示は、原則として、文書等の原本により行うものであるが、直接閲覧又は視聴に供することにより汚損され、又は破損されるおそれがあるとき、一部を開示するときなどにあっては、原本(マイクロフィルムにあっては用紙に印刷したものをまた、電磁的記録にあっては用紙に出力したものを含む。以下同じ。)を複写したもの又はその写しにより行うことができる。
(ア) 文書、図画又は写真
a 原本を閲覧に供し、又は原本を複写機により複写したものを交付することにより行うものとする。
b 交付する写しの表紙の大きさは、日本工業規格A3版までとする。
ただし、A3版を超える大きさの場合は、原則としてA3版による用紙を用いた場合の枚数に換算して写しの枚数を計算するものとする。
c 両面への作成は行わない。ただし、特に必要があるときは、開示申出者に確認の上、両面への作成を行うことができる。この場合、片面を1枚として費用を徴収する。
(イ) フィルム
a マイクロフィルム
専用機器により映写したもの若しくは用紙に印刷したものを閲覧に供し、又は用紙に印刷したものを複写機により複写したものを交付することにより行うものとする。
b スライドフィルム
専用機器により映写したものを閲覧に供することにより行うものとする。
c 映画フィルム
専用機器により映写したものを視聴に供することにより行うものとする。
(ウ) 録音テープ又は録音ディスク
当該録音テープ又は録音ディスクを専用機器により再生したものを聴取又は録音カセットテープに複写したものを交付することにより行うものとする。
(エ) ビデオテープ又はビデオディスク
当該録音テープ又は録音ディスクを専用機器により再生したものを視聴又はビデオカセットテープに複写したものを交付することにより行うものとする。
(オ) 電磁的記録((ウ)及び(エ)を除く。)
a 用紙に出力することができる電磁的記録
用紙に出力したものを閲覧に供し、又は用紙に出力したものを複写機により複写したものを交付することにより行うものとする。なお、交付する写しの用紙の大きさは、(ア)のbと同様とする。
b 用紙に出力することができない電磁的記録
動画として記録されている電磁的記録のように用紙に出力することができないものは、専用機器により再生したものを閲覧、又は視聴に供することにより行うものとする。
c a及びbに関わらず、担当課等において、電磁的記録を開示するための新たな機器等を購入することなく、かつ、通常の事務に支障を来すことがない範囲において対応することができる場合は、当該電磁的記録をフロッピーディスク(3.5インチ2HDに限る。)に複写することにより行うことができる。
d 電磁的記録をフロッピーディスクに複写したものを交付する場合のファイル形式については、原則として変換しないものとする。ただし、容易に変換できるときは、開示申出者の希望するファイル形式に変換して行うことができるものとする。
e 電磁的記録をフロッピーディスクに複写したものを交付する場合において、当該電磁的記録の中に当該電磁的記録を作成した機器固有の文字符号等(独自に作成した外字等)が含まれているときは、開示申出者に対しその旨を説明した上で、交付するものとする。
f セキュリティーの観点から、交付するものについては、必要に応じてウイルスチェックを行うこととし、開示申出者が持参した媒体への複写は行わないものとする。
イ 部分開示の方法
部分開示を行う場合は、次の方法により不開示部分を除く工夫をして行うものとする。
(ア) 文書・図画・写真又はフィルム(用紙に印刷したものに限る。)
a 不開示部分がページ単位に記録されているとき。
(a) 不開示部分のみを取り外すことが可能なもの
不開示部分を取り外す。
(b) 袋とじを行ったもの、契約書のように割印を押したもの又は用紙の表
・裏に記録されているもの等で不開示部分のみを取り外すことができないもの。
① 開示部分のみ複写機で複写する。
② 不開示部分をクリップ等で挟み、閉鎖する。
③ 不開示部分を袋で覆い、閉鎖する。
b 開示部分と非開示部分とが同一ページに記録されているとき。
(a) 非開示部分を覆って乾式複写機で複写する。
(b) 該当ページを複写機で複写して不開示部分を塗りつぶし、それを再度複写機で複写する。
(イ) 電磁的記録
a 用紙に出力したものにより開示する場合
用紙に出力したものについて、(ア)と同様の方法により行う。
b 専用機器により再生したものを閲覧又は視聴に供する場合
パーソナルコンピューター又はワードプロッセッサー等のファイルであって、不開示とするデータを他の記号等(例えば×、●、■等)に置き換えることができる場合にあっては、元のファイルから複製したファイルを当該方法により処理した上で、閲覧又は視聴に供する。
c フロッピーディスクに複写したものを交付する場合
bと同様の方法により処理した上で交付する。
d スライドフィルム及び映画フィルムのうち不開示情報が記録されているものについては、当該不開示情報を容易に区分して除くことが困難であるたため開示できないものである。
e 音声又は動画として記録されている電磁的記録のうち不開示情報が記録されているものについては、一般に不開示情報とそれ以外の情報を容易に区分することが困難であり、仮に区分できたとしても、不開示情報が記録されている部分を除くためには、データ編集用の専用機器又はプログラム等が必要となることから、開示できないものである。
ウ 閲覧等の停止又は禁止
文書等の原本の視聴又は閲覧等の実施に当たっては、申出者が当該文書等を汚損し、若しくは破損し、又はその内容を損傷することがないよう注意を払うものとする。
また、申出者が当該文書等を汚損し、若しくは破損し、又はその内容を損傷するおそれがあると認めるときは、理事長は、文書等の視聴又は閲覧の中止を命ずることができる。
(5) 文書の写しの交付
文書等の写しの交付は、次のとおり行うものとする。
ア 申出者は、文書等の写しの交付申請書(第4号様式)を窓口に提出する。
イ 文書等の写しの作成は、通常の場合、担当課等で行うものとし、写しの交付部数は1部とする。(第2の3の(6))
ウ 写しの交付は、原則として、複写機により複写したもので行うものとする。
エ 写しの交付に要する費用として徴収する額は、別に定める表のとおりとし、写しの送付に要する費用の額は、郵便料金とする。
オ 費用の徴収は、総務課の窓口において行うものとする。
カ 写しの交付に係る収入の予算科目及び勘定科目は、雑収益とする。
キ 写しの交付に関する留意点
(ア) 請求書において選択された希望する開示の実施の方法が閲覧(聴取又は視聴)のみである場合であっても、開示に当日に写しの交付を求められたときは、写しを交付できるものとする。この場合、当該写しの交付は、アの交付申請書を提出して行うものとし、写しは担当課等で作成するものとする。(第2の3の(6))
(イ) 写しの交付は、写しの作成及び送付に要する費用が納入されたことを確認した後に行うものとする。
第4 異議申出
開示可否の決定についての異議申出あった場合は、次により取り扱うものとする。
1 異議申出書の受付
総務課に異議申出書(要綱第11号様式)が提出された場合は、当該異議申出書を受け付けるとともに、その写しを担当課等に回付するものとする。
2 異議申出書の審査
(1) 記載事項の確認
意義申出は、次の要件について確認の上受け付けするものとする。
ア 異議申出書の記載事項の確認
(ア) 異議申出人の氏名、住所
(イ) 異議申出に係る決定
(ウ) 異議申出に係る決定があったことを知った日
(エ) 異議申出趣旨及び理由
(オ) その他
(カ) 異議申出の年月日
イ 異議申出人の押印の有無
ウ 代表者等の資格を証明する書面の添付の有無(例えば、法人登記簿の謄本・抄本等)
エ 異議申出期間内(開示可否の決定があったことを知った日の翌日から起算して60日)の異議申出かどうか。
なお、郵送により異議申出書が提出された場合は、郵送に要した期間は、異議申出期間に算入しない。
オ 異議申出適格の有無(当該決定により自己の権利若しくは法律上保護された利益を侵害され、又は必然的に侵害されるおそれのある者かどうか。)
(2) 異議申出書の補正
各課等は、異議申出が(1)の要件をみたさず不適当であっても、補正することができるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命じなければならない。
(3) 異議申出についての却下の決定
各課等は、異議申出が次のいずれかに該当する場合には、当該異議申出について決裁を経て却下の決定を行い、異議申出回答書(要綱第12号様式)を異議申出人に送付するとともに、その写しを総務課に回付するものとする。
ア 異議申立てが不適法であり、かつ、補正不能である場合
イ 補正命令に定める補正期間内に補正がなされない場合
(4) 開示決定等の再検討
各課等は、異議申出に係る開示決定等(開示申出に係る文書等の全部を開示する旨の決定を除く。)を再検討した結果、これを取り消し又は変更し、当該異議申出に係る文書等の全部を開示することとするときは、その旨の決定をするものとする。ただし、当該開示決定等について反対意見書が提出されているときを除く。
3 異議申出に対する決定
(1) 異議申出に対する決定による文書等の開示
各課等は、異議申出に対する決定により、文書等の開示を行う必要がある場合は、開示申出者に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。
ア 開示する文書等の名称
イ 開示する日時及び場所
ウ 開示に要する費用の額(ただし、不開示決定を変更して、全部開示又は部分開示を行うときのみ費用を徴収するものとする。)
(2) 第三者への通知
担当課等は、全部又は一部を開示する旨の決定に対する第三者からの異議申出を却下し、又は、却下する決定を行う場合には、当該第三者に対し、文書等を開示決定した旨の通知書(要綱第10号様式)により通知するものとする。
(3) 開示決定と開示実施日の間の期間
(4) 写しの送付
担当課等は、(3)から(5)により通知を行った場合は、その写しを総務課へ回付するものとする。
第5 その他
この要領は、平成24年6月1日から施行する。