(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めのあるもののほか、糸満市土地開発公社(以下「公社」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が適正かつ適正かつ能率的に処理されるように努めなければならない。

(文書取扱いの年度)

第2条の2　文書の取扱いは、会計年度によるものとする。ただし、特に暦年による取扱いを必要とするものについては、この限りではない。

(課長及び係長の職務)

第3条　課長は、常に文書事務が適正かつ能率的に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。

(秘密保持の原則)

第4条　文書は、上司の承認を得なければ関係者以外の者に示し、内容を告げ、若しくは写しを与え、又は公社外に持ち出してはならない。

(文書作成の原則)

第5条　文書の作成に当たって用いる表現は、正確かつ簡潔に表現するように努めなければならない。

(文書取扱主任等)

第6条　公社に文書取扱主任及び文書取扱副主任を置く。

(文書取扱主任の職務)

第7条　文書取扱主任は、次に掲げる事務の処理に当たるものとする。

(文書の収受及び配布)

第8条　到達した文書(電報を含む。)は、全て総務課において収受し、次の方法により配布しなければならない。

(不備文書等の取扱い)

第9条　文書を収受した後に受理してはならない文書であることが判明した場合又は文書の内容等の不備により返付を要する場合は、その理由を付せん用紙に記入し、押印の上、当該文書と共に差出人に返送し、文書収発簿にその旨記入するものとする。

(文書の起案)

第10条　全て事案の処理は文書によるものとし、文書の起案は起案用紙(様式第3号)を用いなければならない。ただし、軽易なものについては文書の余白に必要な事項を記入して処理することができる。

(供覧)

第11条　特に重要な文書で直ちに処理することができないもの又は上司の閲覧を経てから処理することが適当と認められる文書は、その要旨を簡単に記載して上司の閲覧を得た後処理しなければならない。

(起案文書の作成)

第12条　起案文書は、次の各号に掲げるところにより作成しなければならない。

(課における文書の点検)

第12条の2　所属長及び係長は、事案の決定が適正に行われるよう、次に掲げる事項について、起案文書を点検しなければならない。

(文書の訂正等)

第13条　起案文書の字句を訂正し、消除し、又は加入したときは、それぞれの部分に起案者が押印して責任を明らかにしなければならない。

(決裁区分)

第14条　起案文書には、糸満市土地開発公社事務専決及び代決規程(昭和53年糸満市土地開発公社規程第9号)の定めるところにより、次の決裁区分を表示しなければならない。

(回議順序)

第15条　起案書の決裁順序は、第8条第2号本文の規定を準用する。

(合議)

第16条　起案文書の内容が他の課に関係のあるものは、次の要領により合議しなければならない。

(持回り決裁)

第17条　起案文書のうち、重要若しくは異例のもので説明を要するもの又は急施若しくは秘密を要するものは、責任者が自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

(代決、後閲等)

第18条　代決者が事案を代決したときは、回議書の代決者として押印した箇所の上部に「代」と朱書するものとする。この場合において、軽易なものを除き、更に「後閲」と記載し、決裁権者の登庁後直ちに閲覧に供するものとする。

(電話又は口頭による照会等の処理)

第18条の2　電話又は口頭による照会、回答、報告等で特に重要な事項については、起案用紙を用いる等、本章の規定に準じて処理しなければならない。

(機密又は緊急事案の特例)

第19条　機密又は緊急を要する文書は、上司の指示を受けて、通常の手続によらずに便宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続を取らなければならない。

(廃案した場合等の処置)

第20条　起案文書が合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき、又は中途で廃案となったときは、合議した課長に再び合議しなければならない。

(決裁年月日の記入)

第21条　決裁文書は、事務担当者において決裁年月日を記入しなければならない。

(公印及び割印等の押印)

第22条　浄書した発送文書には、公印を押印し、契印で原議書と施行文書の上部中央に割印しなければならない。ただし、軽易なものについては、公印又は契印を省略することができる。

(記号、番号及び発送日付)

第23条　文書に付す記号は「糸土開」とし、親展文書の場合は「糸土開親」とする。

(発信者名)

第24条　発送文書は、全て理事長名をもって処理する。ただし、軽易な事項については公社名又は専務理事及び事務局長名で処理することができる。

(文書の発送)

第25条　文書の発送は、総務課において文書収発簿に必要事項を記載して行うものとする。

(文書の整理)

第26条　文書は、常に整理し、重要なものは非常災害時に際して支障のないようあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。

(完結文書の編さん)

第27条　処理の完結した文書は、主管課において関係書類を一括し、表紙を付して簿冊とし、次の基準により成冊し、保管しなければならない。

(文書の保存種別及び保存期間)

第28条　文書の保存種別及び保存期間は、次の4種類とする。ただし、法令等に別段の定めがあるものについては、この限りでない。

(保存年限の始期)

第29条　文書の保存年限は、その文書が完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

(帳簿書類保存簿)

第30条　総務課に帳簿書類保存簿(様式第6号)を備え、それに保存を要する書類を年度ごとに記録しなければならない。

(廃棄)

第31条　前条の帳簿書類保存簿に記録した書類で保存年限の経過したものは、総務課において関係課と合議し、帳簿書類廃棄許可申請書に目録(様式第7号)を添えて上司の許可を得た上で廃棄するものとする。

(継続保存を要する場合)

第32条　保存年限を満了してもなお保存の必要がある文書は、更に期限を定めて保存することができる。

(補則)

第33条　この規程で定めるもののほか、必要な事項は、理事長が別に定める。